チームと権限

Know Reply は2階層構造です: Organizations の中に Workspaces があります。このガイドでは両レベルでのアクセス管理を説明します。

Organizations と workspaces

Organization

請求情報を管理する最上位単位です。1つの organization に複数 workspace を持てます。チーム招待は organization レベルで行います。

Workspace

すべてが入る作業コンテナです: エージェント、ナレッジベース、メールアカウント、連携、連絡先、エスカレーションルール。workspace 同士は完全に分離されています。

workspace ごとに分離されるもの:

• エージェントとその設定
• ナレッジベース内容と embeddings
• メールアカウントと受信トレイ
• 連絡先と会話履歴
• 連携とツール接続
• エスカレーションルールとルーティング
• 分析・レポートデータ

workspace 間でデータは漏れません。各 workspace は完全に独立した環境です。

workspace を切り替える

ヘッダーの workspace 名をクリックすると切り替えできます。ドロップダウンには organization 内すべての workspace が表示され、検索フィルタと Create Workspace オプションがあります。

ユースケース:

• 代理店 — クライアントごとに1 workspace。各クライアントのデータ、エージェント、ナレッジを完全分離。各クライアントに Viewer 権限を付与すれば、他アカウントに触れず分析閲覧が可能。1 organization、1請求。
• マルチブランド企業 — ブランドごとに独立 workspace を持ち、エージェント、トーン、ナレッジベースを分離。チームはヘッダーから切替可能。
• 部門別運用 — Sales、support、marketing がそれぞれ専用 workspace を持ち、個別設定と独立したエスカレーションルーティングを使用。

プラン別 workspace 提供状況

Plan	Workspaces	Team members
Free	1	1
Starter	1	1
Pro	Multiple	Multiple
Premium	Multiple	Multiple
Enterprise	Multiple	Multiple

ロール

Owner

workspace と organization の完全権限:

• 請求とサブスクリプション管理
• workspace 削除
• admin と member の全権限

Admin

管理権限:

• チームメンバーの招待/削除
• エージェント、連携、ナレッジベース設定
• すべての分析と会話を閲覧

Member

標準アクセス:

• 分析とダッシュボード閲覧
• シミュレーターでエージェントをテスト
• settings や設定変更は不可

Viewer

閲覧専用:

• 分析の閲覧
• エージェントテストや settings へのアクセス不可

チームメンバーを招待する

1. Settings > Workspace Settings > Team Members へ移動
2. Invite Member をクリック
3. メールアドレスを入力し、ロール（Member、Admin、Viewer）を選択
4. 招待メールが送信される

各メンバーは自分の資格情報でログインし、各自で2FAを有効化できます。保留中招待は別セクションに表示され、招待リンクのコピーやキャンセルが可能です。

セキュリティ機能

Two-factor authentication (2FA)

Settings > Profile > Security から有効化:

1. Enable 2FA をクリック
2. 認証アプリ（Google Authenticator、Authy、1Password）でQRコードを読み取り
3. 6桁の確認コードを入力
4. アカウントで2FAが有効化される

パスワード変更

同じ Security セクションから:

1. 現在のパスワードを入力
2. 新しいパスワードを入力・確認（最低12文字）
3. 必要に応じて Terminate all other active sessions を有効化し他端末をサインアウト
4. Change Password をクリック

データ暗号化

• すべてのデータは転送中に暗号化（TLS 1.2+）
• 保存時データは暗号化（AES-256）
• メール本文、APIトークン、OAuth認証情報は分離暗号化フィールドに保存
• APIトークンはSHA-256でハッシュ化、即時失効をサポート

GDPR 準拠

データは GDPR に準拠して処理されます。Data Processing Agreement（DPA）は account settings から申請できます。メール内容は返信生成目的のみに処理され、モデル学習には使われません。

データ削除

• エージェント、メール接続、ナレッジベース項目は dashboard からいつでも削除可能
• workspace 全体を削除するには: Settings > Workspace Settings > Danger Zone > Delete Workspace
• 完全削除はデータ保持ポリシーに従い30日以内に完了